A obtenção destes dados fornecerá à diretoria da empresa não só a situação atual de seus débitos, como permitirá a adoção de medidas de forma antecipada, a retificação de eventuais Declarações ou localização de guias de recolhimento eventualmente não processadas, pelas áreas competentes da empresa em tempo hábil. Destaque-se, que não basta a simples consulta à validade da Certidão Negativa nos respectivos órgãos, muitas vezes por meio da internet, é conveniente que as empresas requeiram extratos analíticos. Valores e processos que constam como suspensos, podem estar na iminência de terem como cessada a sua causa de suspensão, ou ainda, se suspensos por medida judicial, por exemplo, deverão ser justificados no momento do novo requerimento e estes documentos estar sob fácil acesso. Da mesma forma a empresa deve manter controle atualizado do Registro de matrículas atualizadas de seus imóveis e consultas perante o Detran em relação aos veículos de propriedade da empresa, caso esta se encontre no rol de grandes devedores de tributos, a fim de ter conhecimento prévio de apontamentos e restrições quando da intenção de alienação destes bens ou licenciamento dos automóveis. O controle dos bens penhorados ou objeto de Acompanhamento Patrimonial pela Receita Federal do Brasil, com a sua identificação adequada, não se mostra mais uma prerrogativa do departamento interno responsável, mas obrigação, dado os efeitos jurídicos de sua não localização ou extravio, que serão arcados pelo depositário do bem, normalmente o representante legal da empresa. Estas práticas auxiliarão, também, na tomada de decisões gerenciais diante de benefícios fiscais que entrem em vigor, melhorando o fluxo de informações e confrontando a administração da empresa com as informações, dados e apontamentos realizados pelos órgãos públicos em tempo adequado.
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